Конспект вебинара «Как удалённо управлять контент-маркетингом, чтобы он давал результаты»

Почему я решила об этом рассказать

Я перешла на удалёнку из офиса пять лет назад. Для меня удалёнка — идеальный формат, я не вижу плюсов работы в офисе.

Я решила спросить у своих знакомых, почему им нравится работа в офисе и чем не устраивает удалёнка. Вот ответы.

Офис хорош, потому что:

• Все на месте = все на работе = все работают;
• Чёткий распорядок дня;
• Все всегда доступны: если нужно решить вопрос, дошёл до нужного человека ногами;
• Личный контроль над ситуацией и людьми;
• Общение с коллегами: поболтать о жизни на кухне;
• Спонтанность: захотел и собрал всех на встречу.

Удалёнка плоха тем, что:

• Задачи не выполняются;
• Нет личного контроля над людьми и над задачами;
• Все процессы затягиваются;
• Не хватает общения;
• Все сидят по домам и кофейням = точно не работают;
• Сотрудники неорганизованные.

Мой опыт работы на удалёнке показывает, что перечисленные минусы — миф. На удалёнке можно работать так же эффективно, как и в офисе.

В моей команде работает пять редакторов. Четверо из них работают на клиентских проектах, а один отвечает за проекты внутри агентства. Моя задача — следить, чтобы на всех проектах всё успевалось и делалось. У меня это получается благодаря тому, что я наладила работу в трёх рабочих зонах нашей редакции:

• Чёткие результаты;
• Понятный рабочий процесс;
• Личное общение с людьми.

Сформулировать чёткие результаты

Контент-маркетинг должен приносить чёткие результаты. Результаты — это контрольные точки, которые делают работу команды управляемой и прозрачной.

С прошлого года мы в агентстве внедрили систему OKR (Objectives and Key Results): у нас есть годовые OKR всего агентства и годовые OKR редакции. Это такие недостижимые цели, к которым мы стремимся. Показатель нашего успеха: выполнить 70 % из запланированного.

OKR редакции я составляю на базе OKR агентства. Потом годовые редакционные OKR я разбиваю на квартальные. Дальше я показываю их своей команде, потому что она должна быть согласна с целями на год и квартал. У каждого редактора есть право голоса, он может сказать, если ему что-то кажется неразумным или нелогичным.

Из годовых и квартальных OKR вытекают личные OKR каждого редактора. Помимо того, что мы должны работать как единое целое, у каждого из нас должны быть свои цели. Я сторонница личной ответственности: каждый человек должен понимать, что есть результат его работы, что он должен сделать для этого результата и как это всё вписывается в общую картину проекта или агентства.

Выстроить рабочий процесс

Понятный рабочий процесс позволяет прозрачно управлять командой и быстро исправлять ошибки. Я расскажу, как это работает у нас на примере контент-маркетинга агентства. Мы используем:

• доску в Трелло,
• подробные инструкции для разных ситуаций,
• понятную организацию документов в гуглдрайве,
• отчёты в чатах или почте.

Теперь о каждом пункте подробнее.

Визуализировать процесс выпуска контента

У нас процесс по выпуску контента визуализирован в Трелло. Он состоит из колонок-этапов, по которым проходит контент: от идеи до перепубликации.

Написать инструкции и шаблоны для новеньких

Тут же, в Трелло я храню инструкции и шаблоны для новеньких, чтобы они вливались в наш процесс безболезненно. В них я подробно описала, как всё работает.

Для каждого формата контента у нас есть шаблон, чтобы новые авторы быстрее этот контент выпускали. Обычно я не пишу анонсы вебинаров, но недавно пришлось. Несмотря на то что я не знала, как мы сейчас это делаем, с помощью шаблона я сделала это час: прочитала шаблон, написала первый черновик, дала ему отлежаться, отредактировала и опубликовала. Шаблон снял с меня головную боль придумывать что-то с нуля.

Организовать понятную структуру документов в гуглдрайве

У агентства огромный гуглдрайв. Я в нём иногда теряюсь, поэтому я создала уютный мирок в папке для редакторов. У нас чёткая организация документов, которая состоит из трёх папок. В первой хранится всё, что касается нашей внутренней организации работы. Во второй хранятся документы по клиентским проектам. В третьей — все доксы по контент-маркетингу агентства.

В нашем редакторском канале в Слаке особо важные документы мы закрепляем в шапке чата, чтобы их не искать в гуглдрайве:

Фиксировать отчёт о выполнении задач в чатах или в почте

Как я уже говорила, мои редакторы отчитываются мне о задачах в Слаке или по почте.

С клиентами мы созваниваемся и разбираем все задачи за неделю с помощью план-факта: отчитываемся за задачи предыдущей недели и планируем задачи на текущую. План-факты мы отправляем клиенту на почту, чтобы всё зафиксировать. Клиент может зайти в него, ещё раз посмотреть, что сделано, что нет и задать вопросы.

Регулярно общаться с командой

Общение с командой — это очень важная часть в удалённой работе. Что действительно хорошего в офисе — так это то, что люди там больше общаются, налаживают контакт, поэтому лучше друг друга понимают и настроены на сотрудничество.

Что мы делаем, чтобы поддерживать такое общение? Каждую неделю у меня проходят планёрки с каждым редактором один на один, чтобы почувствовать друг друга, поддержать, порадоваться. Это обычное человеческое общение и под него у меня забронировано время в рабочем календаре. Такие созвоны помогают мне удержать контакт со всеми членами моей команды.

Каждые две недели у нас проходят итоги редакторского отдела, где мы делимся успехами. Также каждые две недели проходят итоги агентства, где все команды делятся успехами и новостями.

Ещё у нас есть еженедельные семинары, где мы делимся опытом и знаниями. Кто-то один предлагает тему и готовит небольшую лекцию.

Видеозапись вебинара