Как принимают управленческие решения в IT-Agency и «Додо Пицца»

Как мы принимаем решения в IT-Agency с помощью принципа фасилитации «консент»

Раньше значимые решения принимал совладелец и директор агентства Сева Устинов, но после трансформации в IT-Agency почти все решения принимает Совет.

Сейчас в состав Совета входят 12 руководителей направлений, которые могут влиять на внутренние процессы в агентстве.

Совет принимает решения по внутреннему развитию IT-Agency:

• Внести изменения в отчётность агентства, чтобы один показатель считался по уточнённой формуле.
• Нанимать или нет выделенного HR-специалиста.
• Повышать ли верхние границы по зарплате для старших и партнёров.

До консента мы уже пробовали принимать решения группой. Мы использовали метод, при котором каждый может принять решение, если нет блокировок — это не касалось денег, найма и увольнений. У такого подхода был существенный минус — иногда обсуждение стоило дороже решения. Например, когда принимали решение купить в команду маркетинга фотоаппарат за 80 000 рублей, обсуждения стоили около 120 000 рублей. Бывало так, что блокировкой просто пользовались без анализа того, как блокировка повлияет на агентство.

Постепенно начали появляться базовые принципы принятия решений и мы пришли к принципу консента. Консент — принцип, согласно которому мы принимаем решения, если они не приносят вред агентству.

Внедрение метода поручили Наташе Ганецкой из команды развития агентства. Наташа погрузилась в официальные руководства и адаптировала метод под агентство. Чтобы транслировать новый метод на всех, Наташа составила инструкцию — «Алгоритм принятия решений». Алгоритм помогает всем членам Совета понять, как правильно вынести вопрос на обсуждение, как презентовать свои аргументы против текущего порядка.

1 апреля 2021:

Наш ведущий разработчик, Слава Кулик, поднял вопрос о правилах учёта некоторых категорий расходов в отчётности агентства, потому что текущие правила сильно ограничивают развитие его направления.

В канале Слака «Совет агентства» Слава описал проблему, предлагаемое решение и желаемый результат. Он также привёл реальные кейсы, где сталкивался с этой проблемой.

2 апреля 2021:

Совет обсудил вопрос на регулярной пятничной планёрке. По пятницам у всех членов Совета есть специальный часовой слот, чтобы обсудить появившиеся вопросы. Совет попросил Славу оформить его идею в доксе по правилам и с примерами.

5 апреля 2021:

Слава скинул в канал Совета докс с проблемой, предлагаемым решением и примерами ситуаций.

5 апреля 2021:

На понедельничной планёрке Совет обсудил докс с правилами и принял решение, что мы можем попробовать новые правила. Замечаний и блокировок не было. Важно: решения принимаются в понедельник, но предварительно фактура обсуждается в пятницу, чтобы у всех было время составить своё мнение по вопросу.

Сейчас все значимые и управленческие решения принимаются по пятницам на Совете. Каждую встречу проводит модератор или инициатор решения по алгоритму принятия решений.

Советы от Кости:

1. Адаптируйте методику под себя. Не бойтесь что-то менять и исключать. Например, в агентстве метод консента на 100 % не подходил, но нам удалось перестроить его под себя.

2. Постройте процесс так, чтобы фасилитатора можно было удалить. Зафиксируйте письменное описание процесса и донесите это до всех. Если постоянный модератор заболеет, важно, чтобы совещание всё равно могли провести.

3. Определите, зачем в компании внедрять новый процесс и нужно ли вообще это делать? Если в компании все решения принимает основатель и это никого не беспокоит, то и не стоит вводить фасилитацию рабочих встреч.

Отзыв Севы Устинова о методе консента:

«Вроде работает. Вроде неплохо».

Как принимают решения в «Додо Пицца» с помощью фасилитации

В сети «Додо» есть управляющая компания и партнёры-франчайзи. Раньше решения управляющей компании сразу транслировались на партнёров без сбора обратной связи. У такого подхода был минус — партнёры могли высказать своё мнение о новом решении только после его внедрения.

Было принято решение создать Совет партнёров, чтобы получать обратную связь напрямую. В Совет входят партнёры-франчайзи и представители управляющей компании, которые поделены на рабочие группы по направлениям.

Заседания Совета проходят раз в квартал. Последнюю встречу готовила и курировала модератор, чтобы заседание проходило эффективно.

Основные цели Совета:

• Получить обратную связь и предложения от партнёров по работе управляющей компании.
• Укрепить доверие и ощущение команды между Советом партнёров и управляющей компанией.

Как внедряли фасилитацию встреч

Модератором встречи была Алтын Нугуманова, директор по устойчивому развитию. Алтын не профессиональный фасилитатор, но она консультировалась со специалистами, чтобы структурировать встречу. Четыре принципа заседаний Совета:

1. Подготовка. К каждой встрече заранее собирается обратная связь от франчайзи и лидера рынка Евразии, готовится повестка для каждой секции.
2. Правила. Алтын разработала собственный свод правил, который помогает структурировать встречу:
   1. Вопросы по поднятой руке.
   2. Одна рука — одна сущность/вопрос или предложение. Приоритизация вопросов относится к зоне ответственности рабочих групп.
   3. У модератора есть право перебивать.
   4. В рамках сессии можно вставать.
3. Тайминг. Определена общая продолжительность встречи, длительность одного выступления и перерывов.
   1. По таймингу будут предупреждения от модератора.
   2. Один свободный перерыв на 15 минут и один 25-минутный на закуски.
   3. После перерывов возвращаемся вовремя.
4. Протоколирование решений. Чтобы собрать все принятые решения в одном документе, Алтын подготовила шаблон протокола.

Как выглядит принятие решений на Совете

1. Обозначается проблема ответственной рабочей группой. Например, если это касается найма сотрудников, проблему высказывает группа по развитию HR-бренда.
2. Модератор курирует обсуждение проблемы и даёт возможность высказаться всем желающим.
3. Либо решение принимается прямо на встрече, либо в протокол вносят данные ответственного лица и сроки принятия решения.

Советы от Алтын:

1. Следите за таймингом встречи.
2. Сформулируйте правила встречи и зафиксируйте цели.
3. Начните встречу с небольшой шутки, чтобы разрядить обстановку.
4. Подготовьте «дорожную карту» встречи, чтобы участники понимали, когда будет перерыв, когда можно задавать вопросы и т. д.

Отзыв Дмитрия Трояна, партнёра-франчайзи о Совете:

«Рабочие группы могут обсуждать любые вопросы. Например, нужно было внедрить в приложение чаевые для курьеров. На Совете эту задачу можно вынести на обсуждение и приоритизировать. Важно аргументировать, зачем это вообще нужно — в случае с чаевыми, чтобы улучшить условия труда для курьеров.

Совет помогает компании развиваться».

Что полезного почитать на тему фасилитации

Кроме описания реальных кейсов, где фасилитация помогает принимать решения, мы подготовили несколько книг на эту тему. Мы прочитали и выделили вот эти книги:

Секреты фасилитации: SMART-руководство по работе с группами​

Это руководство подходит руководителям и модераторам рабочих встреч. В книге вы найдёте ответы, подойдёт ли фасилитация вашей компании или отделу.

Вы узнаете, как сформулировать цель встречи, как и какие вопросы задавать участникам, чтобы принять решение. Простые чек-листы и памятки из книги можно сохранить, чтобы использовать на встрече.

Как спасти или погубить компанию за один день. Технологии глубинной фасилитации для бизнеса

Книга подходит руководителям компаний, модераторам и тем, кто готовится провести первую рабочую встречу.

В книге описаны авторские техники фасилитации, которые помогают уйти от обмена мнениями к дискуссии с принятием решений. Автор подробно рассказывает про схемы, которые он использовал в работе. Вы узнаете, как поднять на поверхность внутренние конфликты и привести группу к общему решению.

Фасилитация на практике

Книга подходит лидерам команд, менеджерам и модераторам встреч.​

Вы найдёте советы, как организовать встречу, посчитать её стоимость и подготовиться к обсуждению. Опросники, чек-листы и схемы помогут оценить эффективность встречи и зафиксировать результаты.